Dezvoltam programe de analiza financiara si promovam produse de calitate prin marketing afiliat. Viziteaza-ne zilnic!

Planificarea Trezoreriei in Conditii de Incertitudine si Managementul Fluxurilor de Trezorerie

In practica este mai putin importanta denumirea si mult mai importanta realizarea corecta si incadrarea in buget. Din experienta proprie va pot spune ca daca un tablou de trezorerie este realizat corect se poate indeplini chiar si in proportie de 90% iar un buget al trezoreriei in proportie de 60%-70%. La inceput veti avea unele dezamagiri dar veti constata de la o luna la alta ca va veti incadra tot mai mult in planul lunar propus.

Trecerea de la economia centralizata in urma cu foarte multi ani, cu decizii luate la nivel de centrala sau minister, la economia descentralizata cu centrul decizional situat la nivel de intreprindere, a condus la aparitia unor fenomene economice specifice acestui tip de “gestiune a bunastarii”. Nu vom cauta sa inventariem toate aceste fenomene pentru ca au trecut o gramada de ani de cand avem economie de piata ci vom aminti doua deosebit de periculoase: blocajul financiar, care inca se mai simtea chiar si dupa anul 2007 in unele ramuri si falimentul (care inca nu este aplicat si la nivelul marilor datornici persoane fizice!), acestea fiind alimentate de starea de incapacitate temporara sau prelungita de plata.

Lipsa lichiditatilor necesare achitarii furnizorilor, obligatiilor bugetare si de personal, a creditelor si a dobanzilor catre institutiile financiare inseamna incapacitate de plata. Incapacitatea de plata se manifesta la data scadentei datoriilor si devine mai grava cand se acumuleaza datorii catre mai multe surse.
Incapacitatea de plata poate fi temporara sau de lunga durata.
Incapacitatea temporara de plata dureaza cateva zile si se manifesta in jurul datelor de plata a salariilor si a retinerilor salariale sau in perioadele de plata a ratelor bancare sau de leasing.
Incapacitatea temporara de plata se elimina, in general, prin credite de descoperire de cont pe 15 zile sau credite pe termen scurt de 30 – 180 zile. Masurile care se impun pentru a elimina incapacitatea temporara de plata sunt cele care trebuie avute in vedere zi de zi in ceea ce priveste gestiunea clientilor, a furnizorilor si a trezoreriei. Daca nu se pot impulsiona incasarile sau amana platile se impune contractarea de credite. Decizia privind amanarea platilor sau contractarea unui credit se poate lua comparand volumul penalitatilor pentru neachitarea in termen a facturilor sau obligatiilor bugetare cu costul creditului, preferandu-se cea mai avantajoasa solutie. Costul creditelor cuprinde dobanzile, comisioanele si taxele notariale.
Incapacitatea de plata prelungita este cea mai periculoasa, putand duce la faliment daca nu se iau masurile necesare pentru inlaturarea sa.
La incapacitate de plata de lunga durata se ajunge doar dupa ce a fost depasit stadiul incapacitatii temporare de plata, fenomenul fiind mult mai grav, inlaturarea sa neputandu-se rezolva cu credite de trezorerie. Cauzele acestei stari trebuie cautate la nivelul de varf al managementului, lipsa calitatii ridicate a produselor sau a serviciilor, lipsa unei strategii de viitor sau o planificare deficitara a trezoreriei. In general, lipsa clientilor nu poate fi imputata unor manageri de nivel inferior si nivelului superior unde se iau deciziile strategice.

Atentie! Lipsa clientilor nu se compenseaza cu credite, societatea va ajunge sa fie o “consumatoare de credite” din ce in ce mai mare si va sfarsi tot in faliment.

Limitandu-ne doar la tema acestui articol, principala cauza a lipsei de lichiditati o reprezinta incasarile insuficiente pentru a acoperii necesarul de plati pe o anumita perioada. Alte cauze se pot identifica si la nivelul productiei care “isi face planul“, produsele ramanand in depozitele societatii sau ale distribuitorilor si a magazinelor din lipsa de cerere, “risipei de cheltuieli“, sau altfel spus, consumuri ridicate de materii prime si materiale, cheltuieli administrative ridicate, cheltuieli de protocol nesabuite, etc. Pe langa acestea intervine proasta planificare a incasarilor si a platilor, lucru de care vom incerca sa ne ocupam in continuare.

O buna planificare a trezoreriei salveaza resursele intrepinderii prin utilizarea lor la cel mai redus cost si conduce, implicit, la cresterea veniturilor si a rentabilitatii.

In planificarea trezoreriei se porneste de la intocmirea bugetului trezoreriei (pe termen lung) si a planului de trezorerie (pe termen scurt).
Bugetul trezoreriei – cuprinde toate veniturile incasabile si toate cheltuielile platibile (decasabile), aranjarea posturilor fiind facuta in functie de provenienta si destinatie. Se intocmeste odata cu bugetul de venituri si cheluieli.
Planul de trezorerie – se intocmeste, de regula, lunar pe o perioada de o luna, dar se poate intocmi si saptamanal, perioada planificata variind de la o saptamana la un trimestru. Cuprinde toate grupele majore de incasari si plati cu datele scadente.
In planificarea trezoreriei gradul de precizie se reduce pe masura ce orizontul de timp se mareste, cele mai bune rezultate obtinandu-se pe o perioada de o luna si prin utilizarea planificarii glisante, adica actualizarea in permanenta a planului.

Planul de incasari si plati (planul de trezorerie) propus se intocmeste in ultima saptamana a lunii curente pentru o perioada de trei luni cu defalcare pe zile pentru prima saptamana, saptamanal pentru urmatoarele trei saptamani ale primei luni, decadal pentru urmatoarea luna iar ultima luna nedefalcandu-se. Planul se actualizeaza saptamanal sau zilnic in functie de posibilitatile umane si informationale.

Etapele realizarii tabloului (planului) de trezorerie:

  1. Preluarea veniturilor si cheltuielilor aferente perioadei planificate din bugetul trezoreriei;
  2. Identificarea, pe cat posibil, a tuturor termenelor de plata si incasare cu termene cunoscute si includerea lor in planul de trezorerie;
  3. Determinarea fluxurilor posibile de incasari si plati ce nu au termene cunoscute;
  4. Identificarea golurilor de trezorerie si acoperirea lor;

Pentru a reusi sa intocmim un asemenea plan de incasari si plati cat mai real va trebui sa-l descompunem pe parti componente pastrand aceleasi perioade de incasare. O posibila descompunere a tabloului poate arata in felul urmator:

Exemplul 1:
Sold Initial banca 1:
Incasari banca 1:
—— in lei:
——– clientul important X – lei
——– clientul important Y – lei
——– alti clienti – lei
——– alte surse – lei
—— in devize:
——– deviza eur:
————- clientul important X – eur
————- clientul important Y – eur
————- alti clienti – eur
————- alte surse – eur
——– deviza usd:
————- clientul important X – usd
————- clientul important Y – usd
————- alti clienti – usd
————- alte surse – usd
——– deviza xyz:

Plati banca 1:
—— in lei:
——– furnizorul important X – lei
——– furnizorul important Y – lei
——– alti furnizori – lei
——– alte plati (exemplu: salarii) – lei
—— in devize:
——– deviza eur:
————- furnizorul important X – eur
————- furnizorul important Y – eur
————- alti furnizori – eur
————- alte plati – eur
——– deviza usd:
————- furnizorul important X – usd
————- furnizorul important Y – usd
————- alti furnizori – usd
————- alte plati – usd
——– deviza xyz:

Flux de Numerar banca 1 (Incasari – Plati)
Sold final banca 1 (Sold Initial + Fluxul de Numerar)

Tabloul (planul) final agregat al trezoreriei:
Suma Soldurilor initiale pe surse
+ Suma Fluxurilor de Numerar pe surse
= Suma Soldurilor Finale pe surse

Dupa preferinta, puteti realiza un singur tabel sau mai multe, descompunerea fiind aleatoare. Important este ca la agregarea datelor sa nu uitati nici o plata sau incasare.
Se poate realiza cate un tablou pentru toate bancile la care exista cont deschis. In acest caz, sfatul nostru este sa reduceti numarul conturilor bancare deschise pentru an nu fi nevoiti sa faceti transferuri intre conturi sau schimburi valutare si transferuri intre conturi pentru a achita facturile/datoriile sau pentru a fractiona facturile intre mai multe conturi. Se gestioneaza mai usor mai putine conturi si se achita mai putine comisionane bancare.

Nu trebuie uitata casa in lei si in devize iar daca exista rulaje reduse prin anumite conturi, ele pot fi cumulate la o sectiune distincta denumita “Alte Incasari” si/sau “Alte Plati”. Si aici se poate gestiona mai usor daca se reduc incasarile si platile prin casa. Este de preferat sa pastrati doar sumele necesare si legale in casa.

Exemplul 2:
Planul agregat (general) de incasari si plati pentru perioada ianuarie-februarie-martie (MODEL):

Planificarea Trezoreriei in Conditii de Incertitudine

Planificarea Trezoreriei in Conditii de Incertitudine – MODEL

Al doilea model se poate realiza direct fara a mai crea tablouri particulare pentru fiecare banca si poate corespunde cu bugetul trezoreriei daca este realizat anual. El poate contine date din tabloul general al trezoreriei care este realizat pe baza tablourilor specifice pentru fiecare cont bancar si cont de casa. Planul se va actualiza saptamanal prin metoda glisanta (se elimina o perioada trecuta si se adauga concomitent alta perioada viitoare). Acest exemplu necesita un volum de munca ridicat si daca nu dispuneti de personal suficient sau de programe care sa preia datele direct din contabilitate va fi mult de munca.

Exemplele de mai sus se pot realiza in simple foi de lucru de tipul Excel sau in programe mai complexe. Cu cat programul este mai complex cu atat vor fi mai usor de urmarit fluxurile de incasari si de plati. La o firma mare cu multe operatiuni se impune legarea acestui program de programul de contabilitate iar la o firma cu activitate redusa se pot crea foi de calcul realizate in Excel. Oricum, pentru inceput se poate merge si la o firma mare pe asemenea foi Excel pentru ca este mult mai util decat nimica, dupa care se poate trece la un program mult mai sofisticat ce va fi mult mai uror de realizat daca in prealabil s-au folosit asemenea foi de calcul. Mai jos, va redau cateva intrebari referitoare la modul de realizare al planului de incasari si plati, intrebari la care ar trebui sa va raspundeti inainte de inceperea realizarii unui program software:

  • Se preiau din programul de contabilitate facturile si datoriile sau se introduc manual in programul care gestioneaza planul de incasari si plati? Daca se preiau din programul de contabilitate trebuie preluate/exportate direct din conturile de furnizori/clienti si din conturile de alte datorii (salarii si retineri, etc.).
  • Unde se face stergerea obligatiilor sau incasarea facturilor? In programul care gestioneaza planul de incasari si plati si se exporta direct in programul de contabilitate sau se face independent in ambele programe? Este de preferat sa se faca doar o singura data in programul care gestioneaza planul de incasari si plati si din acesta sa se exporte platile/incasarile in programul de contabilitate. In acest caz se stinge fiecare factura in parte.
  • Este posibil sa il legam la contrile bancare si sa urmarim in timp real incasarile si sa efectuam platile din el?
  • Volumul de incasari si plati prin casa este semnificativ (peste  15%) si trebuie urmarit separat? De exemplu, toate incasarile prin casa sunt suficente pentru a face platile prin casa ori nu se fac deloc plati prin casa ci doar se incaseaza si se depun banii in banca la finalul zilei.
  • Care este nivelul de planificare? Zilnic, saptamanal, decadal, lunar, trimestrial, semestrial?

Cateva sfaturi utile in realizarea tabloului (planului) de trezorerie:

  • identificati pe cat posibil toti clientii si furnizorii cu termene cunoscute de plata;
  • daca lucrati cu termene de plata si nu de incasare nu uitati sa tineti cont de zilele de decontare dintre data platii si cea a incasarii: 1-2 zile pentru banca romana diferita de a dvs. si 2-3 zile pentru banca externa;
  • nu uitati de facturile ce inca nu s-au primit/emis la data intocmirii planului dar care trebuie achitate/incasate in perioada previzionata: introduceti si alte facturi posibile de furnizori si clienti;
  • daca o creanta/datorie se incaseaza/achita in mai multe transe acest lucru trebuie avut in vedere;
  • actualizati zilnic planul de trezorerie pentru a preintampina sau contracara deficitul de lichiditati;
  • daca utilizati efecte de comert pentru plata facturilor urmariti cursul la beneficiar, acesta putand gira efectul la alt partener;
  • in valoarea facturii de plata/incasare luati in considerare si valoarea TVA-ului;

Proceduri de ordonare a platilor:
Pentru o mai buna gestiune a platilor, realizati proceduri scrise de ordonare a platilor foarte clare ce pot fi aplicate imediat de catre orice angajat. In aceste proceduri vor trebui trecute celputin doua lucruri esentiale: cum se fac platile pentru termenele definite in contracte, facturi, acte normative sau alte intelegeri si cum se fac pentru cele unde nu exista o data stabilita. Se va specifica inclusiv modul in care se fac transferurile intre conturile bacare si intre casa si banca ori schimburile valutare. De exemplu, daca se schimba valuta pentru o plata in lei daca nu sunt suficienti bani in contul de lei, daca se transfera din alt cont, daca se fractioneaza plata ori daca se amana.
Tot legat de ordonarea platilor este bine sa grupati furnizorii si pe diferite categorii de importanta, eventual, chiar subcategorii, imediat ce i-ati preluat in contabilitate (direct in program cand se inregistreaza). Tot in acest moment (fereastra de inregistrare in program) se ar trebui trecuta si scadenta. In felul acesta in conditiile in care nu exista suficienti bani in cont pentru a face mai multe plati se poata alege dupa un anumit criteriu stabilit in procedura de ordonare a platilor pe care client ori factura/datorie o platesc. De exemplu, datoriile la stat vor fi prioritare fata de alte plati sau platile externe vor avera prioritate fata de cele interne.
Referitor la clienti, se pot ordona si ei pe cateva criterii de incredere pentru a putea prognoza care este marja de incasare la scadenta. Tot in momentul operarii facturilor in programul de gestiune este bine sa se introduca si termenele scadente, temene ce vor fi utilizate in planificarea trezoreriei.

Cateva sfaturi pentru a evita intrarea in incapacitate de plata:

  • folositi planificarea financiara pe termen lung si gestiunea clientilor, a furnozorilor si a trezoreriei pentru a elimina riscul intrarii in incapacitate de plata;
  • utilizati instrumente de plata sigure (acreditiv documentat la Bucuresti, bilete la ordin, cambii), acestea avand date fixe de incasare, spre deosebire de ordinul de plata care nu are;
  • utilizati scontarea si factoring-ul ca modalitati de incasare in avans;
  • incheiati contracte ferme cu specificarea valorii contractate si a comenzilor lunare;
  • incercati sa devansati termenele de plati de mare valoare peste cele de incasari si mentineti tot timpul un sold mediu de casa si banca;
  • sodul zilnic al disponibilului trebuie sa o functie liniara;
  • defalcati platile mari in plati de valoare ce nu au impact ridicat asupra trezoreriei;
  • acordati sconturi pentru plata in avans si realizati o politica de credit comercial;
  • nu livrati marfa fara sa verificati bonitatea clientului;

De regula:
Deficitul de trezorerie se poate acoperii prin amanarea platii facturilor sau prin imprumuturi, in cazul in care se prefigureaza o perioada mai indelungata (termenele de plata ale salariilor si ale retinerilor aferente sau a ratelor de leasing).
Excedentul de trezorerie poate fi investit pe piata financiara, crea un depozit bancar de cateva zile sau pastra in sold pentru perioadele critice.

Leave a Reply