Aplicatia Xtreme Sheet utilizeaza pentru realizarea analizei financiare un registru de calcul xls pentru preluarea datelor si adaugarea valorilor calculate. Pentru fiecare societate pe care o analizati creati cu ajutorul aplicatiei un registru cu o denumire scurta si sugestiva. Baza de date se creaza automat in "My Documents" dar dupa creare se poate muta in alta locatie.
Managerul care va permite sa creati o baza de date compatibila se acceseaza de la meniul "Creare baza de date". Dupa accesare se afiseaza o fereastra in care veti introduce o denumire scurta, unica si sugestiva pentru societatea pe care o analizati. Daca denumirea nu este unica se va suprascrie registrul cu aceeasi denumire, daca registrul creat anterior este pastrat in "My Documents". Vezi imaginea de mai jos!

Pentru a putea fi recunoscut de aplicatie registrul de calcul trebuie validat. Validarea consta in identificarea parametrilor specifici aplicatiei. Unul din parametri este componenta foilor de calcul: "MyData-R", "MyData-B", "Analiza_bazaS", "Analiza_bazaD", "Analiza_ponderiS", "Analiza_ponderiD", "Analiza_indicatoriS", "Analiza_indicatoriD". Daca nu aveti aceste foi nu veti putea lucra deoarece apar erori, aplicatia neputand prelua datele. Puteti adauga si alte foi de calcul in registrele cu care lucrati dar nu puteti sterge foile mai sus mentionate.

Datele de baza necesare realizarii analizei se introduc in foile "MyData-R" (realizarile) si in "MyData-B" (datele bugetate si/sau previziunile).
Denumirea foilor ce contin analiza se termina in: "S" pentru analiza statica si in "D" pentru analiza dinamica. In foile "Analiza_baza ..." se realizeaza analiza datelor de baza, in foile "Analiza_ponderi ..." se realizeaza analiza ponderilor principalelor elemente de venituri si cheltuieli si de patrimoniu iar in foile "Analiza_indicatori ..." se realizeaza analiza financiara a indicatorilor calculati. Vezi imaginea de mai jos!

ATENTIE!
Registrele de lucru sunt protejate dar fara parola. Daca doriti sa formatati in alt mod celulele in care se introduc datele sau se realizeaza analiza o faceti pe raspunderea dvs.! NU ADAUGATI RANDURI SAU COLOANE SUPLIMENTARE SI NICI PAROLA DE PROTECTIE DEOARECE APLICATIA NU MAI POATE PRELUA SI PRELUCRA DATELE!

Modelul situatiilor financiare din care trebuie preluate datele necesare analizei fiananciare este cel reglementat prin OMF. 1752/2005 si valabil incepand cu anul 2006. Daca lucrati cu date istorice va trebui sa tineti cont de modificarile aparute. Deoarece bilantul are si o versiune prescurtata am simbolizat cele doua tipuri dupa cum urmeza:
 - AA - versiunea integrala si
 - AE - versiunea prescurtata.
La operarea datelor de baza urmariti mesajele de tipul"Help on Action"care va ghideaza in culegerea datelor pentru cele doua tipuri de bilant. Unde apare diferenta se specifica prin AA si AE. Vezi imaginea de mai jos!

In coloanele disponibile (254 la numar) puteti introduce date lunare, trimestriale, semestriale sau anuale. Incepeti prin introducerea perioadelor istorice, iar sfatul nostru este sa creati registre separate pentru date de acelasi tip: de perioade si de valute. Daca lucrati cu date anuale aveti la dispozitie 254 de ani iar daca lucrati cu date trimestriale 63 de ani.

NU LASATI COLOANE LIBERE INTRE PERIOADELE INTRODUSE SAU RANDURI FARA VALOARE SI PUNETI 0 (zero) IN RANDURILE PENTRU CARE NU AVETI VALORI IN SITUATIILE FINANCIARE.

Pentru a putea fi recunoscute ca antet, perioadelor trebuie introduse de forma "31.12.2010". Vezi imaginea de mai sus!
Atentie! Daca nu aveti introdusa nicio perioada cu realizari nu veti putea analiza perioade bugetate.
Ordinul de marime trebuie sa fie acelasi in tot registrul si de la o perioada la alta. Daca doriti sa lucrati cu mai multe ordine de marime (mii, mil. etc.) creati registre separate pentru fiecare ordin de marime sau deviza.

Dupa ce aveti introduse 2-3 perioade cu realizari si eventual, cu bugete puteti realiza analiza financiara. Din meniul aplicatiei selectati "Manager configurare analiza" si introduceti antetul in formularul care se deschide. Pentru preluarea datelor in analiza dati un click pe butonul "Adauga/Modifica". Vezi imaginea de mai jos!

Dupa ce ati introdus antetul dati un click pe butonul "Continua" pentru trecerea la etapa de selectie a perioadelor in analiza. Butonul "Inchide" intrerupe realizarea analizei. Vezi imaginea de mai sus!

Pentru a realiza o analiza financiara aveti nevoie de cel putin o perioada introdusa in foaia "MyData-R" dar pentru o analiza dinamica (valorica si procentuala) aveti nevoie de cel putin doua perioade: realizat-realizat sau realizat-bugetat. Numarul maxim de perioade ce poate fi introdus intr-o analiza financiara este 25.
Atentie nu introduceti perioade duplicate in baza de date! Daca, din greseala aveti introduse, aplicatia le elimina pe ultimele si va afisa un mesaj de genul: "Perioade unice introduse in baza de date: 11 din 14", adica din 14 perioade introduse in "MyData-R" doar 11 sunt unice restul sunt duplicate.

Dupa ce ati dat click pe butonul "Continua" din formularul pentru adaugarea/modificarea antetului se afiseaza formularul pentru selectia perioadelor in analiza. In partea stanga incepand de sus in jos sunt afisate perioadele introduse in cele doua foi dedicate ("MyData-R" si "MyData-B"), in partea dreapta sus sunt dispuse butoanele de selectie pentru fiecare sectiune din analiza iar la mijloc in dreapta sunt afisate perioadele selectate si introduse in analiza Vezi imaginile de mai jos!

La deschiderea managerului sunt afisate datele introduse in foaia "MyData-R". Pentru introducerea unei perioade bugetate va trebui sa selectati afisarea datelor bugetate de la butonul de selectie dispus in capul listei din stanga. Revenirea la lista cu datele perioadelor realizate se face prin selectia inversa.
De cate ori dati click pe butonul "Adauga" de atatea ori adaugati perioada selectata in lista din stanga managerului in analiza. Adaugarea perioadelor selectate in sectiunile analizei se face in functie de selectia facuta la unul din cele trei butoane de optiune: "A Baza" - pentru analiza datelor de baza, "A Ponderi" - pentru analiza ponderilor principalelor elemente de venituri si cheltuieli si de patrimoniu si "A Indicatori" - pentru analiza indicatorilor financiari. Daca ati introdus o perioada gresita puteti sterge datele de la butonul "Curata"
Dupa ce ati adaugat perioade in fiecare sectiune din analiza statica puteti trece la urmatoarea etapa, la analiza dinamica (valorica si procentuala). Trebuie sa dati un click pe butonul "Continua". Pentru intoarcerea la antet trebuie sa dati un click pe butonul "Intoarcere". Vezi imaginile de mai sus!

Pentru a putea realiza analiza dinamica aveti nevoie de cel putin 2 perioade introduse in analiza statica.
Principiul de lucru este asemanator cu cel din etapa analizei statice. Selectati cate o perioada din cele doua liste dispuse in partea de sus a managerului si le adaugati in sectiunea selectata de la butoanele de selectie dispuse la mijloc in partea dreapta. Cele doua perioade trebuie sa fie diferite. De exemplu selectati o perioada realizata curent cu una bugetata ori una realizata anterior.
Butonul de adaugare devine vizibil doar dupa ce ati selectat doua perioade. Vezi imaginile de mai jos!

Butonul de continua inchide managerul pentru analiza dimanica si deschide managerul pentru salvarea analizei financiare realizate. Vezi imaginile de mai sus!

Etapa finala a realizarii analizei este setarea automata a paginatiei foilor de calcul, listarea (optional) si salvarea.
Aplicatia identifica automat numarul de coloane si de randuri din foile de lucru si seteaza automat pagina pentru listare in format "Landscape" (pentru 4 perioade in analiza statica si 2 perioade in analiza dinamica) sau "Portrait" (pentru un numar mai mare de perioade decat cel pentru formatul portrait). Setarea paginatie se face de la butonul "Seteaza Automat".
Urmatoarea etapa (optionala) este listarea la imprimanta a analizei. Aplicatia identifica daca ati realizat doar o analiza financiara partiala si nu listeaza ori salveaza sectiunile fara date. Listarea se face de la butonul "Listeaza analiza".
Ultima etapa este salvarea analizei intr-o locatie specificata de dvs. Aplicatia are setata locatia implicita "My Documents" dar dvs. puteti alege o alta locatie (vezi a doua si a treia imagine de mai jos). Denumirea sub care se salveaza registrul cu analiza financiara este ora, minutul, secunda, ziua, luna si anul realizarii. Noul registru creat poate fi redenumit si modificat ulterior: puteti sterge sau adauga randuri si coloane, modifica sau adauga grafice, prelua datele intr-un alt registru sau document, etc. Vezi imaginile de mai jos!

Nu uitati sa setati paginatia automata inainte de listare si salvare!

In timpul operarii datelor sau al configurarii analizei financiare veti primii mesaje de avertizare ca cel din imaginile de mai jos de care trebuie sa tineti seama. De exemplu nu veti putea selecta date dintr-o foaie de date ("MyData-R" sau "MyData-B") daca nu aveti antetul perioadei introdus in nicio coloana. Dupa cum am mentionat mai sus, perioada valida este de tipul: 30.04.2010.
Un alt tip de mesaje este cel de eroare care apare in momentul in care anumiti parametrii nu sunt indepliniti pentru a putea functiona aplicatia. De exemplu daca utilizati registre de calcul invalide pentru aplicatie.

La orice tip de mesaj de eroare sau de atentionare cititi cu atentie textul si revizuiti actiunea intreprinsa in concordanta cu cerinta specificata!